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江西水利职业学院紧急和重要公文办理规定

作者:院办公室    来源:院办公室    浏览:775    时间:2019-4-10 18:49:55

为进一步规范我院紧急和重要公文办理工作,确保公文处理高效、规范、准确,特制定本规定。

一、有关概念

紧急公文:来文具有明确办理时限要求,且时间一般少于3个工作日。

重要公文:主要指水利厅、教育厅、人社厅等上级机关下发的,需要及时贯彻落实、督办反馈的公文,以及上级领导有明确意见的重要指示、批示办理件等。

二、严格规范办理程序

(一)收文流程

1. 签收。办公室收文工作人员在接到紧急和重要公文时,应第一时间处理收文,并对签收文件进行清点,坚决杜绝迟收、漏收现象。

2. 登记。收到公文后应进行登记,注明收文日期、编号、来文单位、标题、办结时间等。  

3. 初审。收文人员在公文登记时,应对公文进行初审,重点审查该公文是否应当由本院办理,如不属我院职责范围的工作事项,应及时与来文单位沟通说明并予以退回。

4. 分办。对已做收文处理的公文,由办公室负责人签署拟办意见。对需要两个及以上部门共同办理的公文,应明确主办部门。分办一般要在 6 小时内完成,并随时提醒收文人员跟踪督办。

5. 传阅。收文经办公室负责人签署拟办意见后,应及时呈院领导签批、各有关部门传阅或者承办。

6. 承办。承办部门应根据院领导签批的意见,在规定时间内办理完毕。无时间要求的,承办部门也应落实办理人员,尽早办结,承办部门应当将办理结果及时反馈来文单位。承办、会办部门对拟办意见有异议的,以文件最高职务领导签批的意见办理,不得延误或自行转送其他部门。

7. 催办。院办公室收文人员应全程掌握文件办理情况,及时进行提醒催办。

8. 归档。公文办理完毕后,主办部门应及时交回院办公室归档。其中密件或重要文件需在7个工作日后交回归档。如需再办理,应到院办公室保密工作人员处履行借阅办理登记手续。

(二)发文流程

1. 拟稿。由承办部门负责撰拟文稿,拟稿人须在发文单写明拟稿部门、拟稿人、标题、主送(抄送)单位等。

2. 审核。拟稿部门负责人初审后,送党办或院办核稿,分管院领导审核。   

3. 签发。由主要领导签发。

4. 文件传送。由拟稿部门负责分送,传递公文必须及时,准确、安全、保密。

5. 存档。在发文流程结束后,办公室工作人员按照文书档案要求对所发公文进行存档。

三、急件急办,特件特办。收文遇院领导外出而公文办理时间又特别紧急时,可先交有关部门办理,由承办部门及时向院领导报告,确保公文不拖、不压、不误、不漏。

四、日清日结,动态管理。院办公室文书应每天对照公文签收目录和登记目录进行核对,做到一日一清。院办公室负责人每周应对收文办理情况进行核查,做到一周一查

五、严格流程,有序传阅。对需多位院领导审阅的公文,一般应先呈主要院领导提出意见,再按院领导排序呈送签批,然后交主办部门办理。

六、加强管理,确保安全。要加强公文管理,密级文件严禁乱放乱传,不得机要室之外的办公室过夜。收文人员应当随时掌握公文传阅的去向、进度、安全。

七、及时跟进,细化督办。公文距办理时限只有一天时,收文人员要提醒承办部门抓紧办理。已过时间节点仍未办毕的,收文人员要进行督办。督办仍未办结的,由院办公室下发督办单并抄报分管院领导,必要时报告院主要领导,并抄送院纪检监察室。

八、发现问题,依规处理在紧急和重要公文处理中出现漏登、迟登、迟办、不办等失误、差错的,应当在一定范围内对相关责任部门和责任人进行通报,并作为年度考核的重要依据;情节严重、造成严重不良影响和后果的,根据相关规定予以处理。



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